S čím vám pomůže facilitátor

„Nebylo možné vést diskuzi. Všichni příliš mluvili.“ Tento citát baseballového trenéra Yogiho Berry přesně vystihuje stav mnoha firemních setkání. Pokud se tým točí v kruhu, nedokáže se shodnout na prioritách nebo čelí náročné změně, je čas přizvat experta na proces. Profesionální facilitátor není jen časoměřič. Je to takový „architekt spolupráce“, který pomáhá skupinám zlepšit způsob, jakým řeší problémy a činí rozhodnutí.

Vybrala jsem 5 klíčových situací, kdy se investice do facilitátora vyplatí, a důvody, proč to nenechávat jen na interních zdrojích.

1. Tvorba strategie a vize (Od abstraktních snů k akčnímu plánu)

Firemní vize často končí jako prázdná hesla na plakátu, protože diskuse uvízne na vzletných slovech a boji oddělení o vlastní zájmy či rozpočty. Profesionální facilitátor vás z této pasti vyvede. Místo boje o pozice pomůže týmu odkrýt společné zájmy celé organizace a strukturovaně ho provede procesem plánování.

• Výsledek: Výstupem není líbivé motto, ale konkrétní a srozumitelný akční plán. Vaši lidé budou přesně vědět, co mají dělat. A protože rozhodnutí nevznikne přehlasováním menšiny, ale skutečným zapojením, minimalizujete odpor při jeho zavádění do praxe.

  
  

2. Získání skutečného závazku

Jako lídr potřebujete vědět, zda lidé s novým směrem skutečně souhlasí, nebo jen „poslušně kývají“. Pokud lidé rozhodnutí pouze formálně akceptují (kompliance), udělají jen to nejnutnější. Cílem facilitace je vnitřní závazek (internal commitment), kdy lidé berou rozhodnutí za své.

• Facilitátor využívá rozhodovací techniky (např. Fist-to-Five nebo Škálu souhlasu), které zviditelní i tichý nesouhlas dříve, než opustíte místnost, a pomůže ho konstruktivně vyřešit.

3. Jste manažer. Potřebujete se účastnit, ne řídit proces

To je pravděpodobně ten největší benefit pro vás jako zadavatele. Pokud jste formálním lídrem skupiny, je nesmírně těžké (až nemožné) být neutrálním průvodcem procesu a zároveň plně prosazovat své expertní názory. Pokud se o to snažíte, lidé mohou mít pocit, že je do rozhodnutí manipulujete.

• Výsledek: Přizváním facilitátora (třetí, obsahově neutrální strany) si rozvážete ruce. Můžete se plně ponořit do obsahu, hájit své zájmy, být kreativní a procesní starosti (kdo kdy mluví, jak se rozhodne) přenechat expertovi.

  
  

4. Rozbití „Echo Chamber“ a testování domněnek

Týmy, které spolu pracují dlouho, často trpí tzv. skupinovým myšlením (groupthink). Lidé nesdílí odlišný názor, aby nenarušili vztahy. Facilitátor vytváří bezpečné prostředí, kde je žádoucí testovat domněnky a odkrývat „témata pod kobercem“ (undiscussable issues).

• Facilitátor se ptá na to, na co se interní zaměstnanci zeptat bojí. Tím chrání organizaci před přijetím drahých a špatných rozhodnutí, která by vznikla jen na základě neověřených předpokladů.

5. Řešení konfliktů a uvolnění stagnace

Někdy se organizace vlivem rychlého růstu, fúze nebo krize jednoduše „zasekne“. Lidé vyvíjejí spoustu aktivity, která ale nevede k výsledkům (tzv. syndrom blešího cirkusu), nebo naopak upadnou do letargie. Podle Gestalt přístupu platí jednoduché, ale silné pravidlo: Změna přijde, až když se zastavíte a uvědomíte si, co se skutečně děje.

• Facilitátor pomůže týmu z tohoto kolotoče vystoupit. Zpomalí proces, pomůže pojmenovat skryté brzdy (odkud pramení odpor) a uvolní zablokovanou energii, která se přetaví do nového tahu na branku.

  
  

Jak probíhá spolupráce s facilitátorem? Není to jen o samotném meetingu

Kvalitní facilitace nezačíná tím, že expert vejde do zasedačky. Ráda uvádím Paretovo pravidlo: 80 % úspěchu leží v přípravě. Před každým workshopem procházíme fází pečlivého kontraktování a diagnostiky.

Využíváme mimo jiné metodu 7P, abychom s vámi jasně definovali např:

1. Přínos (Purpose): Proč se vůbec potkáváme?

2. Produkt (Product): Co přesně si z jednání chceme odnést?

3. Pasti (Pitfalls): Jaká jsou rizika, bariéry a konflikty, které mohou nastat?

Jen díky této přípravě nenavrhujeme líbivé "hry", ale proces, který tvrdě sleduje váš byznysový cíl, ať už jde o fúzi dvou oddělení, definici kompetenčního modelu nebo záchranu klíčového projektu.

Je facilitace náklad, nebo investice?

Spočítejte si hodinovou sazbu všech manažerů a specialistů, kteří sedí na celodenní poradě.

průměrná hodinová sazba * počet účastníků * počet hodin

K jakému číslu jste došli? Pokud tato porada neskončí jasným, realizovatelným a všemi přijatým výstupem, částka ke které jste došli, jste právě vyhodili oknem. Facilitátor je pojistkou vaší investice do času vašich lidí.

Cítíte, že váš tým má na víc, ale něco vás brzdí? Potřebujete učinit klíčová strategická rozhodnutí, za kterými budou všichni stát? Kontakt najdete v patičce.